Reformas de oficinas

Cada equipo necesita una oficina distinta

La reforma de una oficina sale bien cuando el espacio se adapta a cómo trabaja la gente que lo ocupa, y eso exige conocer bien a ese equipo antes de dibujar un solo tabique. Hay unas cuantas preguntas que conviene responder: cuántas personas trabajan a la vez, cuánto tiempo pasan al teléfono o en videollamadas, cuántas reuniones se celebran y con quién, si se reciben visitas de clientes y si la plantilla va a crecer en los próximos años. Con el teletrabajo, además, muchas empresas ya no necesitan un puesto fijo por persona, pero sí más salas pequeñas y rincones donde concentrarse.

También es útil hacer inventario de lo que falla en el espacio actual. Los problemas suelen repetirse: ruido, salas de reuniones siempre ocupadas, falta de almacenaje, zonas oscuras y cables por el suelo.

Planta abierta, despachos o un modelo mixto

La planta abierta favorece la comunicación, reparte mejor la luz natural y permite reorganizar los puestos sin obras. Su gran inconveniente es el ruido: una conversación telefónica a pocos metros basta para romper la concentración de los demás. Los despachos cerrados ofrecen silencio y confidencialidad, pero fragmentan el espacio, restan luz a las zonas interiores y son poco flexibles cuando la empresa cambia.

Por eso muchas reformas apuestan hoy por una combinación: una zona abierta para el trabajo diario, salas de reuniones de distintos tamaños, alguna cabina o pequeño despacho para llamadas y tareas que piden concentración, y un office donde hacer pausas sin molestar. La proporción entre unos espacios y otros depende de cada actividad: una asesoría que recibe clientes y un equipo de desarrollo de software no necesitan lo mismo.

Acústica: poder hablar sin molestar

Las oficinas actuales tienden a llenarse de superficies duras como el vidrio, el porcelánico o el hormigón visto, que hacen rebotar el sonido y convierten cualquier conversación en un murmullo de fondo constante. La solución pasa por introducir materiales que lo absorban: falsos techos acústicos, paneles en las paredes, suelos vinílicos o moqueta en determinadas zonas, e incluso el propio mobiliario.

Aislar una sala de otra es un problema diferente. Para que no se oiga desde fuera lo que se dice en una sala de reuniones, el tabique debe llevar aislamiento y llegar hasta el forjado, no quedarse en el falso techo, porque el sonido pasa por encima. Las puertas necesitan juntas perimetrales y las mamparas, vidrio laminado acústico. Previsto desde el principio apenas complica la obra; corregirlo después es mucho más difícil.

Luz y clima para trabajar a gusto

La luz natural es un bien escaso en muchas oficinas, así que conviene reservarla para los puestos de trabajo y llevar al interior los espacios de uso esporádico, como el archivo o los aseos. Las mesas funcionan mejor colocadas en perpendicular a las ventanas, para evitar reflejos en las pantallas y que nadie trabaje a contraluz. La iluminación artificial debe ser uniforme y con luminarias que no deslumbren, y se ahorra mucho con sensores de presencia y con regulación según la luz exterior. La normativa de prevención de riesgos laborales fija, además, unas condiciones mínimas de iluminación, temperatura y ventilación en los lugares de trabajo.

En climatización, lo ideal es dividir la oficina en zonas con control independiente: una sala de reuniones llena se calienta en minutos, y una fachada soleada no necesita lo mismo que una orientada al norte. La ventilación es igual de importante, porque en una sala cerrada el aire viciado provoca cansancio y dolor de cabeza. Y las rejillas de impulsión no deberían soplar directamente sobre ningún puesto.

Cableado, tomas y red

Cada puesto necesita enchufes suficientes y conexión de datos, y la forma de llevarlos condiciona la flexibilidad de la oficina. Las canaletas perimetrales son sencillas, pero obligan a colocar las mesas contra la pared; las cajas de registro en el suelo permiten puestos en el centro de la planta, y el suelo técnico elevado da la máxima libertad para reorganizar. Es buena idea instalar un cableado estructurado de categoría suficiente, prever un espacio ventilado para el armario de comunicaciones y dejar tomas de reserva, porque muchas oficinas acaban necesitando más puntos de los previstos.

Tabiques y mamparas

Los tabiques de pladur se montan con rapidez, admiten aislamiento en su interior y permiten ocultar instalaciones. Las mamparas de vidrio, por su parte, separan sin quitar luz, y los sistemas modulares pueden desmontarse y reutilizarse si la empresa se traslada. Con vinilos translúcidos se consigue la privacidad necesaria sin perder claridad.

Reformar sin parar la actividad

Cerrar la oficina durante la obra no siempre es posible. La alternativa es trabajar por zonas, trasladando temporalmente a los equipos, y concentrar las tareas más ruidosas, como las demoliciones o las perforaciones, en días u horarios sin actividad. Las zonas en obra deben quedar cerradas con barreras contra el polvo, los equipos informáticos protegidos y las vías de evacuación siempre despejadas. Si la oficina está en un edificio compartido, hay que acordar con la propiedad o la comunidad los horarios, el uso de los ascensores y la carga y descarga. En cuanto a los permisos, el ayuntamiento puede exigir desde una simple comunicación hasta una licencia de obras, según el alcance de los trabajos, y si cambia la distribución puede ser necesario revisar la evacuación y la protección contra incendios.